隨著云計算企業解決方案在市場上的迅速發展，傳統系統也需要更靈活的協作方式來適應這一變化。本文將介紹一些提高傳統協作系統靈活性的最佳做法，并探討如何優化與外部合作伙伴的協作、評估技術支持水平、支持內部和

隨著云計算企業解決方案在市場上的迅速發展，傳統系統也需要更靈活的協作方式來適應這一變化。本文將介紹一些提高傳統協作系統靈活性的最佳做法，并探討如何優化與外部合作伙伴的協作、評估技術支持水平、支持內部和外部用戶、創建混合云計算解決方案等關鍵步驟。

專注于提高與外部合作伙伴的協作

企業內外部合作至關重要，尤其是在處理合同、標書和建議書等文件時需要更緊密的協作。研究顯示，60%的受訪者認為外部協作對企業至關重要。因此，企業應重視與外部合作伙伴的溝通和合作，以推動工作流程的順利進行。

評估技術支持水平

技術支持是協作系統中不可或缺的一環。研究表明，50%的受訪者認為其企業在內部協作的技術支持方面有所欠缺，而對外部協作的支持則更為薄弱。共享內容、文檔和工作流程等技術支持類型對于提高協作效率至關重要，企業應該及時評估并改進現有的技術支持水平。

支持內部和外部用戶

移動設備在今天的工作中扮演著越來越重要的角色，但令人驚訝的是，只有不到25%的受訪者的移動設備具有文檔創建、編輯和工作流程功能。為了提高工作效率，企業需要確保協作系統同時支持內部和外部用戶，在移動設備上提供編輯和協作功能。

創建混合云計算解決方案

近50%的受訪者正在尋找混合云計算解決方案，這種解決方案可以跨云計算和移動設備實現內容的同步和管理。混合云計算解決方案不僅可以提升數據安全性，還能夠增加生產效率，是未來發展的重要方向之一。

評估文件同步和共享服務的政策

建立明確的文件同步和共享政策對于保護數據安全至關重要。然而，有三分之一的受訪者沒有相關的政策來規范通過未經批準的應用程序共享數據的行為。為了避免信息泄露和安全漏洞，企業應該審查并制定完善的政策，并提供受支持的企業級系統來規范文件共享行為。

拓展移動設備功能

除了基本的內容訪問功能之外，企業還應該考慮在移動設備上提供文檔審查、編輯、審批和工作流程簽收等功能。這些功能的整合將有助于提升協作效率，滿足員工日益增長的移動工作需求。

連接云計算協作與內部系統的儲存庫

建立云計算協作系統與內部系統的連接至關重要，以避免新建的儲存庫和數據孤島。企業可以考慮部署帶有連接器的獨立云計算系統，或者選擇與內部部署系統無縫集成的解決方案，以提升數據管理效率。

避免內部開發的移動環境

與現有的ECM供應商合作，采用其云計算擴展解決方案，可以更好地支持現有和未來的移動設備，并減少安全風險。避免內部開發的移動環境，選擇成熟穩定的解決方案將帶來更好的協作體驗。

加強移動部署進程功能

除了內容訪問外，企業還應該重視移動設備與后端進程的交互，例如報告、儀表板、電子表格審批等功能。通過提供全面的進程功能，可以進一步提高協作效率和工作生產力，滿足多樣化的工作需求。

通過以上最佳做法，企業可以有效提高傳統協作系統的靈活性，適應快速變化的商業環境，提升工作效率和團隊協作能力，實現持續發展和創新。